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nohdomi's blog

EC、ファッションのITサービス、TOCfEによる問題解決

勉強会やイベントの懇親会で気をつけていること

懇親会 勉強会 渾身会

最近、勉強会やらイベントやらの記事で揉めたりしてる人がいる中、いろんな人が、いろんなこと書いてるのをみて「あぁオレにも考えてることあるわ」と思ったので、懇親会をやるとき、気にしてることをメモっときます。
とはいえ、その記事はあんまり読んでもいないので、その流れでの話ではありません。あくまで自分が、懇親会をやるときに、気にしてるなーと思うことを書いておきます。

懇親会の想定

  • 講演や勉強会終了後、同会場をそのまま使った立食形式を想定。
  • スーツな感じではなく、もうちょいゆるい感じをイメージ。
  • 懇親会予算は、1,000円〜3,000円程度。

参加人数の想定

想定は、100人規模ですが、10人20人でも。
書いてみて思ったのは、人数が多いと、これ気になるかな?と思ったことが埋もれやすいし、やってみると意外に喜んでくれる人が多いだけかもしれません。それに、10人-20人だと表情見ながら、直接聞けばいいですしね。

懇親会で気にしていること

申込開始〜イベント前日

  • 申込者数に対し、当日のドタキャンがどれくらいあるか、直近のイベント、似たイベントから想定。
    1割から多くても3割のドタキャンが想定の範囲
    (申込サイトなどで、事前にお金を払っていても来ない人は来ません。)
  • 購入本数想定:2時間でビールは一人3本程度。
    (もっと飲むよ、と思うでしょうが、一人3本は意外となくならない)
  • ノンアル、酎ハイ、カクテルは思ったより減らないので、ほどほどに注文
    (ビールの3分の1〜多くても2分の1程度)
  • 注文時、配達時間に合わせて、冷やしてくれるオプションがあれば使う
    (ぬるいビールに価値はありません)
    • 冷やせない場合、会場の冷蔵庫など冷やす手段を考える
    • いずれにせよ、会場に冷蔵庫があるか確認しておく
  • 菓子は、余ったとき持ち帰れるように、小分けの袋に入ったものが多いほうがいい
  • 食事は、面倒だけど、種類を多くしたほうが捌けがいい
    (同じ会社を使うことでポイントついたり、明細まとめて確認できたりするので、がんばって注文する)
  • ドタキャン想定分は、当日調達を考える
    • 当日調達に備えて、スタッフに「当日手伝ってもらうよ」と声かけしておく
    • 調達する会場近くのコンビニ、スーパーをチェック
  • 懇親会会場が、イベント会場と異なる場合、可能な限り下見しておく
    (議論したり、発表したりを想定してたのに、機材が使えない、思ったより音が聞こえない、がある)
    • 予約サイトの店舗情報の最大数や店員のいう実積は多めに入れたいから嘘がある。
      (いつも何人入って、最大で何人入ったことがあるか?と聞けば、何となくイメージできる)
  • 最近、facebook Messengerのグループが多いですが、懇親会用のスタッフ用の連絡手段を用意
  • 名札を用意するか検討する(イベント用があっても、懇親会前に返却したり)
  • 500円ならあまり言われないけど、領収書も用意するか検討する(用意しない場合、用意がない旨、イベントページに記載)

⇒菓子(甘いもの、しょっぱいもの)、アルコールやソフトドリンクの種類は、人に聞いたり、自分の感覚でよいです。あと、本数は目安なので、予算に合わせて。(間違ってたら、次に活かせばいいし、後に書くように、懇親会中に調整できます)

当日(懇親会開始前)

  • 注文先に到着時間の確認を入れる
    (冷やすオプションについても確認)
  • イベント会場と別、或いは部屋が別なら、開始前に並べる
  • 同じ会場で、参加者に手伝ってもらうなら、運びやすい場所まで移動しておく
  • 参加者は、当日、イベント途中で再集計
    (当日不参加、やっぱ参加したい、が出る)
  • 大体の人数が把握できたら当日調達分の購入
    (ゴミ袋、割り箸、紙皿、紙コップ、ウェットティッシュ、キッチンペーパーも忘れずに)
  • もし、予算が多めに余りそうなら、以下のような調整。
    • お菓子を差し入れ(イベント用)
    • Red Bullを差し入れ(イベント用)
    • 少し高めやワインや日本酒をボーナス的に調達(懇親会用)
    • うこんの力調達(懇親会用)
    • デザート調達:小さいケーキ、プリン等(懇親会用)

⇒追加調達の高価な日本酒やうこんの力は、まとめて出すと一気になくなるので、隠れキャラ的にこそこそ出しましょう。

懇親会開始〜

  • カクテル、酎ハイは減らないといっても飲む人は飲む。
    必ずテーブルにより偏りがある。どのテーブルがカクテル、酎ハイが捌けているか観察して、ビールテーブルと酎ハイ類テーブルの飲み物を入れ替える
    (これで結構、アルコール全般の消化率が上がります)
  • 乾杯したらすぐに片付け準備
    →酔っ払いは、ゴミの分別とかいい加減になります。
    会の終了時には、分別した形でゴミがまとまってると素敵です
  • ぼっち対応
    ⇒自分の意思で学びにきたんでしょ、自分で話さないとダメでしょ、ほっとけよ、という声もありますし、理解できますが・・ぼっちになったことがある人は、わかりますよね?
    • ぼっちの人に感想を聞いてみる(片付けしながら)
    • その人が興味ある内容が、講演者なり、知り合いが知ってそうであれば紹介する(片付けしながら)
  • 居酒屋などで現金支払の場合、スタッフなど一部からお金を先に集めて、両替しておく。
  • いろんなテーブルで盛り上がってる話題を拾ったら、メモっておいたり、ツイートしておく。
    (飲んだ勢いで、いいね、って言ってるやつはいい話でも埋もれます)

まとめ

人がいて、酒が入るので、小さな問題、参加者の些細な不快感は山のようにあります。自分が嫌だなぁと思うことは、懇親会の準備のときにスタッフ間に共有しておけばいいかと思います。(きっと誰かがやってくれます)
イベントに来た人は、その趣旨に同意したり興味を持っている仲間になる人かもしれません。また、仲間になる人に声をかけてくれるかもしれません。気を遣えることはどんなことでも遣ってみていいのではないかと思います。でも、得意不得意あるので、みんなが同じように気を遣う必要もないですが、スタッフに細かそうな人がいたら相談してみましょう。

あと、私が幹事のときは、飲んでるけど、一応、以上のことを気をつけられる程度には頭は働いています。
(ほんとです)